规范化、专业化、精细化，积极运用信息化手段提升实验室运行管理效率

【规范化、专业化、精细化，积极运用信息化手段提升实验室运行管理效率】张丽

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徐正翱，现任中国家用电器研究院检测所副所长、业务管理部部长，自2006年进入家电院至今，已经14个年头。过去的14年里，伴随着整个中国家电产业的蓬勃发展，家电院的检测业务也得以迅速成长，成为业内检测领域的引领者。而徐正翱所在的业务管理部，负责检测所内各类日常检测业务的运行管理工作，并牵头承接国家及地方行政部门组织的抽查任务，是连接院内各部门，连接政府部门、企业和家电院的重要中枢。
扎根家电检测认证领域，强化家电院专业影响力
2006年，徐正翱在大学毕业之后进入了中国家用电器研究院检测所小家电事业部担任项目工程师。“当时的小家电检测业务品类非常繁杂，几乎覆盖了除冰箱、洗衣机、空调等大件家电之外的所有品类检测，作为该部门的工程师，日常需要接触不同品类的产品，为了确保检测工作的精准，就需要吃透各项标准，也因此，对家电检测业务的理解会更加全面。”在那里工作的三年，徐正翱进行了扎实的家电检测技能储备，成为了全面型的家电检测人才。也正是凭借过硬的专业技能，在2009年，他被借调到原国家质量监督检验检疫总局执法督查司，得以站在政府部门的高度了解整个家电行业的质量状况，“开阔了眼界，为日后检测业务的开展拓宽了思路。”在2012年回到单位后，徐正翱进入市场部，主要负责客户管理以及对外公司运营，“这个工作经历又让我能够从企业的角度了解家电检测业务，并学习到了一些行业领头企业的先进管理思想。”这些宝贵的经验，让他在2014年进入业务管理部后能迅速胜任繁杂多变的工作。
目前，业务管理部需要负责检测所内各类日常检测业务的运行管理工作，包括实验室的运行管理、任务管理、样品管理、档案管理、费用管理等，并牵头承接国家及地方行政部门组织的抽查任务。其中，承接抽查是检测所的老牌业务，也是检测所专业实力的体现。徐正翱告诉采访人员，承接抽查任务，就是要配合国家相关行政管理部门完成对家电产品的质量监督检测，有时家电院会作为组长单位，负责组员单位之间的协同合作，合理分配任务，准时高效、保质保量完成国家相关行政部门的产品质量监督检测要求。“一般抽查工作时间紧任务重，需要在有限的周期内最好的完成工作，对我们而言是不小的挑战，但是，这项工作的推进，是家电院专业实力的象征，对家电院的行业地位、技术地位有巨大的提升效应，因此，我们必须迎难而上，不仅要做，而且要做到最好。”值得骄傲的是，多年来，家电院承接的各类抽查任务，在时效、质量及准确度等方面都表现上佳，获得了政府部门以及行业企业的高度认可。
从事家电检测工作多年，在徐正翱看来，这个行业最大的难点就是需要以变应变。“检测认证及产品抽检，业务类型、模式及工作要求每年都在变化，作为承检机构，我们要适应外部所有变化，改进和提升跟不同机构的沟通方式与效率，满足不同机构的检测认证需求等等。我们还需要多方面学习改进。”
针对上述难点，徐正翱所在的业务管理部坚持“术业有专攻”，制定了“规范化、专业化、精细化”的工作原则。规范化，是指做任何业务都要找到依据，对包括法律、法规、技术标准等在内的规范性文件都要理解透；专业化，是指专业人做专业事，每一个岗位的人员都需要全方位了解自己的工作领域，实现链条式管理；精细化，则是强调所有的事情都要有条理、有记录，便于事后统计分析。这三个工作原则对应的正是家电院“做好、做强、做大”的目标。“规范化就能将工作做好，专业化则会支撑做强，而精细化会为做大打下坚实的基础。”也正是在这三大工作原则的指导下，业务管理部出色的完成了各项工作任务，为家电院的发展壮大作出了应有的贡献。
加速信息化建设，全面提升管理水准
作为一个“中枢”部门，业务管理部的日常工作不仅量大，且十分繁琐。对外，每年要面对4000多个客户，3万多组检测任务；对内，则面对家电院检测所6大中心、200多名工程师的沟通协调。而业务管理部只有25个人，急需要高效率、高可靠的管理思路和方法，以确保日常工作的顺利进行。“管理思想是一个组织的软性价值，仅存在于管理层及执行层的单线操作，结果输出是不稳定的，要将这个软性价值以最稳妥的方式保持并延续，就要通过信息化的手段来实现。”秉承着这样的理念，自2014年进入业务管理部开始，徐正翱就坚持推动该部门的信息化管理建设。由业务管理部自主研发的实验室信息管理系统已经在检测所平稳运行5年，每天都在持续改进，并已经推广到院计量中心、环境与健康检测所以及相关家电企业实验室，取得了良好的社会影响及经济效益。
“刺激我加大信息建设力度的一个契机，就是业务管理部承接检测所的档案管理工作。”徐正翱告诉采访人员，业务管理部档案管理员每年归档3万多套的原始记录和检测报告，处理工程师借阅原始记录和检测报告1万余次，单纯的靠表格管理，已经很难完成现有的档案管理工作。“采用信息化管理之后，档案调取的效率大幅提升，原来可能需要一周才能完成的工作，如今可以在当天就予以解决。”到目前为止，业务管理部已经全部实现了信息化管理。“信息系统的日益完善让我们能够承接日益增长的工作需求，提升时效，实现管理的规范化、专业化、精细化。”
徐正翱介绍说，业务管理部自行研发的这套B/ S结构的实验室信息管理系统，符合IEC/ISO17025《检测和校准实验室能力的通用要求》，符合检测所自身特有的业务管理模式，具有性能稳定、结构灵活、功能全面和技术先进等特点。该系统集成了客户管理、任务管理、样品管理、报告管理、费用管理、档案管理、寄送管理、文件管理、设备管理、项目管理等模块，已实现检测业务的全流程、全要素、全方位的信息化管理。从2017年开始，实验室管理系统开始对外提供给家电企业使用。该套系统是专门面向实验室管理而开发，结合了国际上对实验室最全面的要求规范整合到系统内，并由实验室管理人员及试验工程师共同参与开发，并仍在持续完善，完全能够满足家电企业的使用需求。“在个性化的基础上，我们对实验室管理系统进行了产品化，广泛提供给家电企业，让他们在实验室管理上少走弯路，提升运转效率。这是家电院对家电检测认证行业的一个重要贡献。”

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“战”疫关键，从做好自己开始
突如其来的疫情，给整个家电行业带来了不小的影响。徐正翱认为，这既是挑战也是机遇。所谓挑战，主要源自于疫情带来的负面影响，包括生产、物流等多个方面，家电企业要在最短的时间里克服这些困难，防疫的同时，尽快复工复产，将疫情影响降到最低，这是对家电企业综合运营实力的考验。所谓机遇，则是指因为疫情，国民健康意识提升，在家电健康、微生物等方面提供了新的研发方面。
“做好自己，这就是对抗击疫情的最大贡献。”徐正翱表示，在疫情期间，业务管理部采取了一系列的举措确保各项业务的安全、顺利推进。在样品管理方面，为了避免接触感染，对到达实验室的样品进行统一接收，大件样品进行通风晾晒，小件样品则通过紫外线消毒灯进行4小时以上消毒。同时，工作人员采取AB班组轮岗机制，疫情期间，在岗人员对实验室进行正常的运行管理工作，未到岗人员则在家通过远程登录系统的方式进行远程辅助工作，确保工作能有效开展。
在徐正翱看来，疫情更像一次考验，只要准备得当，就能顺利过关。“通过此次疫情，让我更加确信了信息化手段在实验室管理工作中的重要性。也正是因为我们在信息化建设方面进行了积极的储备，才能在疫情期间实现了各项工作的顺利推进。”检测行业是名副其实的朝阳行业，业务规模会不断扩张，如果想要控制人力及时间成本，且不断提高工作效率，那就必须持续进行信息化管理水平的提升。“家电院是行业引领者，我们会一直为此而努力，为行业、企业作出表率。”