做项目,人力资源、技术设备、资金充足等等是项目成功的基本保证 。在企业内部,这些基本保证基本都是相对固定,很难根据个人的想法或者努力去推动的(特别是软件行业,做项目,要获取跨部门的技术人员,非常难得) 。所以在项目实施的过程中,项目经理或者项目负责人总是“收紧裤腰带”,争取把项目做好,“收紧裤腰带”的过程其实就是做项目计划 。
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大家都经历过,每次放假结束后,大家都会一顿抱怨,为什么假期过得这么快,好多事情还没有做呢?其实出现这种结果的主要原因就是,没有合理的计划安排 。所以今天就把国庆假期当做项目来做,教你如何做计划 。
任务分解
做计划之前,首先我们要学习任务分解,也就是我们国庆假期的整体计划的拆分 。(项目管理的术语是WBS任务分解) 。如下图所示,给大家做了一个示例 。
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【一个项目完整的计划和进度表 项目进度管理的六大步骤】 示例详解:
- 国庆计划的分解,首先要确定的是主要任务和次要任务,那些事情需要急需完成,那些事情可以缓一缓,不完成也不会影响愉快的国庆假期 。
- 分析清楚主要、次要任务后,然后针对不同类型的任务,进行优先级排序 。比如主要任务中,有两项任务:1、找对象;2、陪父母 。那么就需要我们把这两项任务进行优先级排序,排序的原则就是:项目的实际需求和外围需求,以及父母(客户)的满意度 。根据实际情况,如果你没有找对象,陪父母的任务即使你如何努力也不会得到他们的满意,如果你带对象回去,即使不陪他们,他们的满意度也是非常的高 。所以说,任务优先级的排序,会大大提供父母(客户)的满意度,非常之重要 。
对项目任务、目标、优先级清晰之后,我们就需要把把计划落地,促进项目的执行 。在国内,做项目计划的软件还是非常多的,小编常用的就是;Microsoft Project 。下面给大家看看Microsoft Project做出的效果:
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具体的Microsoft Project软件教程就不详细介绍了,不是本文的重点 。如果你是外行,不会使用该软件,你可以用excel或者word,甚至记事本也行,都是可行的 。
资源分析
具体安排计划之前,我们还要考虑一点,就是我们拥有的资源 。以找对象为例,说一说我们需要的资源:
- 人民币,我们可支配的钱有多少,适合去什么地方玩、吃饭都要考虑清楚 。(资金是否充足)
- 有多少朋友能够给你帮忙,他们是否能够给你壮胆… 。(人力资源是否充足)
- 是否需要借一辆车或者租一辆车,毕竟打车显示不出你的…你懂得 。(技术力量是否充足)
- …
项目管理中同理,任何的计划都是在现有的资源基础上完成的,有时候计划做的非常完美,但是基础资源匮乏,你的计划也无法执行 。
进度计划
接下来就要安排自己的进度计划了,原则:可执行 。安排自己的计划一定要可执行,不然你的计划就是没有任何意义的 。
进度计划的几大要素,缺一不可 。
- 任务名称
- 资源名称
- 工期
- 开始时间
- 结束时间
- 前置任务
- 其他备注
- …
做项目同理,需要我们把每个阶段的计划,前面提到的基本要素都要记录下来,每个阶段的成功,才能保证整个项目的成功 。
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计划调整
我们在执行整个计划的过程中,不可能一成不变,因为外在的一些需求改变,或者前置任务的延期,会导致我们后续的计划也要及时进行调整 。比如:由于相亲对象参与了其他相亲会,所以你和她的见面计划就需要延期,如果她找到合适的对象了,那么你的计划有可能就需要取消(很惨吧,举个例子而已) 。
项目管理也一样,存在的变化因素太多:
- 项目执行的时间调整 。
- 项目执行的前置条件有调整,迫使后续计划也需要调整 。
- 客户的需求调整,业务需求改变,导致需求变更 。
- 战略调整,因为企业的一些原因,战略上进行调整,我们的计划也需要变更(火车上遇到合适的对象,不需要相亲了,那么我们的国庆计划就需要调整了) 。
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风险分析
风险分析是非常有必要做的一件事情,只有提前做好风险分析,并且做好分析应对的策略,才能保证风险发生后,能够及时应对 。还是以相亲这件事情为例:如果相亲路上,堵车了,咋办?想好如何应对了吗?吃饭的时候,不小心倒到衣服上了,你如何应对?带纸了吗?…等等一些事情,如果我们提前能够想好,在风险发生的时候,你从容处理,相亲成功的机会,会大大提高 。
项目管理也一样,风险分析非常重要,它影响着你计划的每一个环节 。我们常见遇到的风险有:
- 人员风险
- 需求风险
- 技术风险
- 客户风险
- 管理风险
- 采购风险
- …
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今天的分享就到这里,希望对大家有帮助 。
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